TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D’UN CABINET OU UNE MAISON DE CONSULTANCE POUR LA REALISATION DE L’AUDIT ORGANISATIONNEL ET FINANCIER EXTERNE DU DIOCESE DE RUMONGE, DE LA BST ET SES PROJETS, EXERCICE

2024

1. Introduction:

La mission consiste en un audit organisationnel et financier dans l’exécution des Projets du Diocèse, de la BST et leurs Projets dont l’HAB, CMB, CDS Birimba, CDS Bitare et la Cantine Ku Ngara y’Umunyinya du I Janvier 2024 au 31 Décembre 2024.

III. Objectifs de l’audit

111.1.Objectif global

Le Diocèse de Rumonge et la BST doivent faire l’objet d’un Audit Organisationnel et Financier externe des dépenses encourues à travers les différents projets. La recherche du consultant auditeur externe est l’objectif des termes de référence ici présents.

Le consultant ou l’équipe du consultant sélectionné devra exprimer une opinion professionnelle et indépendante sur le rapport financier établi par le Diocèse, la BST et leurs projets, et devra s’assurer que les ressources mises à la disposition des projets sont utilisées aux fins pour lesquelles elles ont été octroyées ainsi que sur son système de Contrôle Interne et de gestion des stocks.

111.2. Objectifs Spécifiques

Le Consultant ou l’équipe des consultants devra .

1. Confirmer que les systèmes de contrôle interne sont efficaces et appliqués au sein du Diocèse, de la BST et leurs projets ,
2. Confirmer que les fonds reçus des donateurs/des revenus des Services rendus, autres sortes de revenus ont été utilisés conformément aux politiques et procédures de gestion administrative et financière du Diocèse ; de la BST et aux accords signés avec les donateurs.
3. Confirmer la préparation des rapports financiers conformément aux normes internationales de Comptabilité
4. S’assurer que le rapport financier couvre la totalité des coûts éligibles et autorisés et sur la période correspondante
5. S’assurer que la gestion des stocks au sein de la BST et ses projets se fait avec sincérité et efficience
6. Etablir et certifier les bilans annuels de 2024 du Diocèse de Rumonge, de la BST et leurs Projets dont le HAB, CMB, CDS Birimba, CDS Bitare et la Cantine Ku Ngara y’Umunyinya ,
7. Se prononcer sur l’éligibilité des dépenses effectuées durant les projets et rapportées dans les rapports financiers ;
8. Confirmer la pratique d’une bonne gestion financière et organisationnelle.

IV. Etendue de la Mission

1. L’étendue des services d’audit couvre la gestion technique, administrative et financière et les autres aspects d’organisation du Diocèse, de la BST et leurs projets ,
2. Le travail d’audit devrait inclure au moins l’examen des ressources humaines, des Finances, des achats, des stocks, de la gestion des actifs, de la gestion de la trésorerie, de l’administration générale et des systèmes d’information ,
3. L’audit est limité aux opérations du Diocèse, de la BST et leurs projets ,
4. Période couverte par l’audit est du 1er Janvier 2024 au 31 Décembre 2024
5. Rôle du consultant ou l’équipe des consultants

L’examen comprendra comme tâches principales de .

• s’assurer que toutes les dépenses ont été encourues conformément aux dispositions prévues dans les Conventions de financement avec les donateurs et/ou partenaires et les procédures de gestion du Diocèse, de la BST et leurs projets;
• vérifier les critères d’éligibilité des dépenses rapportées dans les rapports financiers.

Les critères d’éligibilité des dépenses sont principalement les suivants .

• Les dépenses ont été réellement encourues et ce pendant la période couverte par la Convention de financement ,
• Les dépenses encourues étaient prévues au budget et sont classées dans la bonne catégorie budgétaire ;
• Les dépenses encourues étaient nécessaires à la mise en œuvre du projet ,
• Les dépenses encourues et reportées dans les rapports financiers ont été enregistrées dans le système comptable du Projet conformément aux normes de comptabilité applicables dans le pays et à ses pratiques comptables habituelles ,
• Les dépenses encourues correspondent aux exigences imposées par la législation fiscale et la législation en matière de sécurité sociale, le cas échéant (par exemple, la part des employeurs à l’impôt, les cotisations de retraite et les cotisations de sécurité sociale) ;
• Dépenses encourues sont justifiées et les montants sont conformes aux justificatifs

Vérifier que la gestion des stocks se fait selon les règles de l’art

Vérifier que les bilans annuels sont établis conformément aux normes de comptabilité.

VI. Résultats attendus

1. Le consultant ou l’équipe des consultants préparera des états financiers comprenant un rapport d’audit financier et une opinion professionnelle indépendante.

a) Rapport d’Audit Financier

1. Le Rapport d’Audit doit être rédigé en Français ,
2. Un rapport de vérification des dépenses et de la gestion stocks, apportant des commentaires sur chacun des contrôles ainsi que le montant des dépenses déclarées inéligibles et incluant notamment une évaluation sur les appels d’offre, les rétrocessions s’il y en a et les valorisations réalisées au cours de l’exécution des projets.

• Rapport sur le Système de Contrôle Interne et gestion des stocks , iv) Bilans certifiés.

b) Opinion professionnelle indépendante

1. Vous êtes tenu de préparer une lettre de recommandations qui identifiera les lacunes dans les enregistrements comptables, les procédures, les systèmes et les contrôles internes du Diocèse, de la BST et leurs projets et formulera des recommandations appropriées pour les améliorer.
2. Faites une déclaration sur la liste des immobilisations de leur existence et de leur gestion.

VII. Délai d’exécution de la Mission

L’équipe d’audit fera le travail dans 2 semaines à partir de la date de signature du contrat et doit transmettre les rapports avec le 15/4/2024.

Les rapports comprendront tous les points énumérés ci-dessus, les implications et les recommandations connexes.

Le Diocèse et la BST auront une semaine pour lire les rapports provisoires et soumettent leurs commentaires à l’équipe d’audit.

Le rapport final devrait être produit dans la semaine suivant la réception des commentaires du Diocèse et de la BST et leurs projets.

VIII. Proposition technique et financière

Le Consultant devra soumettre une proposition technique et financière du Diocèse et de la BST ne dépassant pas la prévision avec les composantes suivantes .

1. La proposition technique devra indiquer ,
   • La méthodologie proposée pour la conduite de l’audit
   • Le chronogramme d’exécution de la mission
   • Le personnel-clé prévu
   • L’adresse physique du consultant principal et du Cabinet et/ou de la

Maison.

2. La proposition financière devra indiquer .
   • les coûts totaux de l’audit en Francs Burundais TVA incluse
   • les modalités de paiement (échéancier)
3. Conditions de Participation

La participation au marché est ouverte, à égalité de conditions, à toutes les personnes physiques ou morales et possédant les conditions juridiques, techniques et les capacités financières nécessaires à l’exécution du Marché.

Vu la nature du travail à exécuter, la participation au marché est ouverte à un bureau de Consultance qui dispose d’une équipe multisectorielle dispoŠant des experts en Audit, Gestion, Marketing, Suivi et Analyse des Projets et en Santé Publique afin d’avoir un résultat réel et objectif. La maison doit présenter au moins 4 candidats de profils différents suite à la taille de l’activité et la qualité du travail.

1. Présentation des Offres

L’offre est présentée sous plis fermés dans une seule enveloppe comprenant l’offre Technique et Financière.

1. Date limite de Dépôt

La date d’ouverture de l’Offre est fixée, le 4 Avril 2025  à 10h00.Toutes les offres doivent être déposées au bureau du Secrétariat Diocésain et/ou au Secrétariat de la BST sis à Rumonge, QUARTIER COMMUNE Rumonge ou via emailpendant les jours ouvrables de 7h30 à 17 h00.

• Compétences du Consultant principal

• Expérience d’au moins 5 ans en Audit, Suivi et Evaluation des Projets et en Santé Publique ,
• Etre capable d’exécuter une mission d’Audit organisationnel et Financier ; – Etre capable de produire et de donner une opinion professionnelle et Indépendante
• Communication : Avoir des capacités excellentes de rédiger et synthétiser le document en Français et avoir une bonne communication orale;
• Planification et organisation : Démontrer l’habilité à concevoir, organiser et planifier les activités de la manière qui peut produire des résultats.

XIII. Qualifications et Expériences Professionnelles de l’équipe

• Avoir une Expérience avérée d’au moins 5 ans dans l’audit Organisationnel et Fonctionnel
• Avoir une Expérience avérée d’au moins 5 ans dans le Suivi-évaluation des Projets et planification

o

• Les consultants alignés doivent avoir au Minimum un Diplôme de Niveau Licence dans les domaines susdits et une expérience de 5 ans.
• Avoir une expérience en matière de Gestion des services Sanitaires et marketing;
• Avoir une forte capacité de rédaction et d’analyse ,

XIV. Rapports et/ou documents

Le consultant devra fournir les rapports et/ou documents suivants .

1. Rapports provisoires

Un projet de rapport provisoire compilé du Diocèse, BST et leurs projets ,

Un projet de rapport provisoire compilé de BST et ses projets ,  Un projet de rapport provisoire de l’Hôpital Amahoro Birimba

• Un projet de rapport provisoire de l’Hôpital Bitare ;
• Un projet de rapport provisoire du Centre de Santé Birimba

Un projet de rapport provisoire du Centre de Santé Bitare ,

• Un projet de rapport provisoire de la Cantine Ku Ngara Y’Umunyinya.

1. Rapports finaux

• Un rapport final compilé du Diocèse, BST et de leurs projets,

Un rapport final compilé de BST et ses projets,

Un rapport final de I ‘Hôpital Amahoro Birimba;

• Un rapport final de l’Hôpital Bitare,
• Un rapport final du Centre de Santé Birimba

Un rapport final du Centre de Santé Bitare,

Un rapport final de la la Cantine Ku Ngara Y’Umunyinya.

Fait à Rumonge, le 5  Mars 2025

Evêque du Diocèse Rumonge